Secretária: Segredos e estratégia.

Celebrando o dia do Administrador, uma amiga comentava de sua dupla formação em Administração e Secretariado Executivo. Dizia da importância e conexão dos conteúdos e falava dos sujeitos ingênuos que se lembram da secretária apenas para atender ao telefone ou pensando no café. 

Ingênuo é o eufemismo recorrente que uso para descrever quem usa de desinteligência no relacionamento humano. Ao ingênuo inocente ofereço um pouco de piedade mas, ao ladino ingênuoentão, merece pouco e menos ainda o perdão.

Secretária: Segredo e estratégia

Esta profissão, daquele que está secretário ou, secretária, é assertiva de fato e vale uma deliciosa investigação etimológica. Por princípio, era uma atribuição essencialmente masculina e seu radical expressa a condição daquele assistente ou conselheiro digno de segredo, confidente daquilo que é secreto. Está aí a origem da palavra. 

Na burocracia da administração pública em todo mundo civilizado, a função tem caráter executivo e estratégico. Observe que nos governos municipais e estaduais, são as Secretarias, e seus titulares, os departamentos e os profissionais, respectivamente, com autoridade efetiva e executiva. Assim como, em nível federal, nos ministérios e, inclusive na ONU, onde a principal referência é o... Secretário-Geral.

Desde a revolução industrial,  primeiro e, depois, a aplicação dos princípios das linhas de produção nas fábricas que, replicados, pulverizaram todas as funções nas empresas, inclusive administrativas. Este esquartejamento exagerado parece ser um dos motivos desse processo de redução a funções mínimas e operacionais do cargo. 

É preciso dizer,  a bem da verdade que, mesmo nessa 'idade média' da simplificação operacional, quando métodos de comando e controle machistas e patriarcais, atravessavam toda a hierarquia, o misógino sem noção, provavelmente não terá percebido o extraordinário poder da eminência parda de suas secretárias. 

Conhecimento humano e Inteligência Artificial 

As recentes mudanças, nesta nova dimensão da revolução industrial em curso, onde o conhecimento é, ao mesmo tempo, fator, processo e motor dessa sofisticada engrenagem de sistemas inteligentes de informação e comunicação, são as inovações responsáveis por atribuir às Secretárias, o tempo e o lugar, certos na história.

Temos o privilégio de encontra-lás em todas as melhores empresas para se trabalhar. Em muitos casos, considerando a complexidade de suas atividades, são cada vez menos apêndice na estrutura organizacional e, cada vez mais executivas.

Essas melhores organizações as reconhecem e valorizam com denominações mais adequadas como Secretária Executiva, Assistente Executiva, em linha de comando e sucessão, haja vista sua capacidade pragmática de enxergar e prática para realizar. 

Empreendedoras,  são excelentes administradoras que desenvolvem e compartilham novos segredos, entre eles, o segredo do sucesso. Não seja ingênuo, no próximo dia 30 de setembro, valorize  a eminência dessas excelências e, mais do que flores, lhes ofereça o  seu melhor café para celebrar a competência e, oportunidade para viabilizar o sucesso que merecem.

Jundiai

Hora e local como agendados.... Prefeito iniciou destacando que as compras eletrônicas ocorrem desde 2002 por pregão  E por ocasião agora.. da condição de Região Metropolitana de Jundiaí... viu-se uma oportunidade para envolver fornecedores também dentro dessa Região... Embora a lei nova de licitação tenha efeito agora... o município se antecipou e, desde março já aplica o parâmetros alí constantes.   Destacou que Jundiaí é um município que paga todos os seus fornecedores em dia... Observaram no projeto a oportunidade de trabalhar e fomentar o *empreendedor regional* sempre levando em conta, como fundamento para esse relacionamento a governança e a institucionalidade... *Todos os pagamentos são executados em ordem cronológica*  Observamos a oportunidade da *perspectiva ambiental* quando o Prefeito demonstrou que toda área demandante leva em conta e observa os ODS (Objetivos do Desenvolvimento Sustentável)... e que, o modelo de gestão da prefeitura é orientado a plataformas e áreas de gestão e não exclusivamente, por secretarias... Como exemplo indicou que para serviços de asfaltamento deve obedecer um plano de autorizações em benefício da sustentabilidade para se obter o maior tempo de vida útil do asfalto  .. Lembrou que Jundiaí é a 8ª economia do estado, a 18ª do Brasil e já foi indicada como a 2ª cidade mais sustentável (Bloch verificar qual instituto classificou)...  Simone e equipe destacaram a relevância e os grandes benefícios da lei nova que preconiza, além do menor preço, outros parâmetros como a solicitação de certificações nas licitações em benefício da segurança e da qualidade do que se é contratado...    Mantém e se utilizam de cadastro de materiais e marcas homologadas para acelerar e garantir consistência das compras... Todos domicílios são atendidos por coleta seletiva e há gerenciamento do resíduo sólido... onde, no caso dos resíduos volumosos, as caçambas são chipadas e se tem o controle de seu uso e descarte para a usina de processamento de resíduos.    O Sr. Eloi por sua vez, em termos de sustentabilidade, demonstrou a importância de se manter parte da frota de veículos com abastecimento elétrico, para mitigar as pegadas de carbono... Há um centro de distribuição centralizado para evitar circulação desnecessária e desgaste ... havendo inclusive várias estações de recarga da frota elétrica.... Todos afirmaram em consenso que a nova lei dá muito mais inteligência e permite melhor diferenciação das compras em relação à Lei 8666... Neste instante, o Prefeito fez questão de destacar a qualidade da equipe de alto nível bastante diferenciada com cargos comissionados com percentual (20%) determinados para profissionais de carreira da prefeitura... Instalou-se, em parceria com o Centro Universitário Padre Anchieta um curso MBA para formação em Tecnologia e Inovação para 50 servidores... (Simone, Emily e Alexandre, inclusive)... O prefeito mais uma vez pediu a palavra para declarar seu entendimento da eficácia do executivo público que... como bem destacou, está menos no exercício das práticas, e bastante mais na inteligência estratégica a partir do acesso às informações de todos os contribuintes e o uso adequado e oportuno destas informações.. Fez esse destaque para passar a palavra ao Jones que demonstrou um dashboard com mais de 400  indicadores de gestão (todos vinculados a algum dos ODS), disponíveis para tomada de decisão no âmbito das plataformas (intersecretarias) e, muito especialmente para acesso online para toda a população... Quando são disponibilizados dados, indicadores e até imagens e vídeos dos equipamentos públicos para efetivo acompanhamento de toda população... Jones deu como exemplo o episódio em que uma cidadã... alertou que as câmeras de vídeo de uma determinada unidade estavam 'congeladas'.... Jones ainda destacou o  observatório jurídico como diferenciação desde a certificação obtida recentemente da *NBR ISO 37120: A primeira norma técnica para cidades sustentáveis em nível bronze* cuja próxima auditoria de acompanhamento está  prevista para os próximos meses... O PPA (Plano Plurianual) leva em conta todos os 380 indicadores (muitos deles secundários IBGE etc) e que 80% dos indicadores são primários ... ou seja, de Jundiaí.... e são monitorados e revistos a cada 2 meses... Nós destacamos a excelente apresentação, satisfeitos especialmente com os indicadores bastante verossímeis ... 76% de eficácia... indicando maturidade e inteligência para se identificar oportunidades de melhoria e pertinentes ações de melhoria contínua.    Encerrada a reunião com o Prefeito visitamos o departamento de compras governamentais com a equipe responsável... Simone, Emily, Alexandre e Eloi...   oportunidade então de considerarmos A) os detalhes dos índices percentuais apresentados na inscrição; B) o processo de desenvolvimento dos fornecedores da região metropolitana de Jundiaí... C) a consciência da importância da LEI 123 implementada  e que ... onde vários fornecedores (inclusive municípios) buscavam Campinas como referência agora estão cada vez mais orbitando e dando protagonismo à RM de Jundiaí.... Por último tivemos a oportunidade de receber e ouvir os depoimentos de duas profissionais da equipe de (15) pregoeiros.. Erika e Francilene.. as duas atestaram com bastante entusiasmo a eficiência e a eficácia das compras governamentais e a efetiva dinâmica e versatilidade do sistema para, por meio do intercâmbio com a equipe de Sistemas e T.I. para melhorar constantemente os pregões... Todos atestaram, inclusive, que ante uma inicial resistência dos pequenos fornecedores do município (Ah, vocês só compram de fora e nós não temos oportunidade) ... orientados e formalizados cada vez mais participam e entendem melhor a transparência e oportunidade do sistema de compras.... (Emily: "Se não compramos mais dos fornecedores do município era por falta de oferta... agora vai evoluindo muito bem)....